Frais de transport : comment fonctionne le remboursement ?

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A moins d’avoir la chance d’habiter à 15 ou 20 minutes à pied de son lieu de travail, tout salarié doit opter pour au moins un moyen de transport quotidien. Les frais de déplacement constituent souvent un poste de dépense important. L’employeur n’est pas toujours tenu rembourser ces frais.

Quand la prise en charge est-elle facultative ?

Les frais de transport du salarié ne sont pas toujours pris en charge par l’employeur. Si en tant qu’employé, vous décidez d’utiliser un moyen de transport personnel, votre employeur n’est obligé d’en prendre en charge la totalité ou une partie des frais que dans deux cas précis. Le remboursement est soit prévu par un accord collectif soit par une décision de l’employeur.

Par contre, l’employeur est tenu rembourser obligatoirement les frais de déplacement dès que l’employé utilise les transports publics. Il n’existe pas de distinction entre tous les salariés. Que le salarié travaille à temps plein ou non, le remboursement des frais doit être fait. Cependant, les bases de calcul sont différentes.

Un logiciel de paie pour faciliter le traitement

Rien de bien compliqué dans les opérations à faire pour calculer le montant du remboursement. Cependant, plus vous avez de salariés, plus vous aurez de données à gérer. Vous avez le logiciel de paie pour automatiser les tâches concernant les frais de transport et bien plus encore. Il n’y a pas de raison de s’en priver.

Cas du salarié à temps plein

Le remboursement est fixé à 50% des dépenses du salarié pour les déplacements en transports publics. Mais ce n’est pas tout, le calcul doit être basé sur le trajet le moins long et sur le tarif pour la 2ème classe.

Cas du salarié à temps partiel

Un salarié peut travailler dans l’entreprise à temps partiel et pendant une durée moindre que le mi-temps. Le calcul est à faire sur la base des heures de travail et du montant de l’abonnement. Le calcul à faire n’est pas compliqué en soi, mais le site du service-public l’explique dans les détails.

Le cas particulier du forfait mobilités durables

Le forfait est de 500 euros par an pour les moyens de transport personnel économiques et moins polluants. La prise en charge englobe les vélos électriques, scooters, trottinettes électriques, etc. Cependant, cette prise en charge est facultative.

Les modalités du remboursement des frais de transport

Le remboursement des frais de transport par l’employeur est prévu par plusieurs articles du Code du travail relatifs à la prise en charge des frais de transport. Premièrement, il est à noter que seuls les abonnements sont remboursés par l’employeur. Le remboursement des frais peut se faire mensuellement que l’abonnement soit annuel, mensuel ou hebdomadaire.

Le paiement du remboursement doit être fait au plus tard un mois après que le salarié ait acheté son abonnement. Ce dernier doit présenter les justificatifs requis pour bénéficier du remboursement. Enfin, si les modalités du remboursement devaient changer, l’employeur dispose d’un mois pour prévenir le salarié.