Location de PC portable pour un événement : comment faire votre choix ?

La location de PC pour un événement est une pratique courante pour les entreprises et les particuliers qui souhaitent organiser des événements tels que des conférences, des salons professionnels, etc. Cette option permet de disposer du matériel informatique adapté aux besoins de l’événement, sans investir dans l’achat de nouveaux équipements. Cependant, il peut être difficile de choisir le prestataire idéal pour répondre à vos besoins spécifiques. Découvrez quelques conseils pour choisir les PC portables à louer pour votre événement.

Location de PC portable : le type d’événement et le nombre d’invités

Pour déterminer vos besoins en matière de location d’ordinateurs, vous devez tenir compte du type d’événement que vous organisez et du nombre d’invités que vous attendez. Si vous organisez un petit événement comme un séminaire ou une réunion d’affaires, vous aurez peut-être besoin d’un nombre limité d’ordinateurs. Dans ce cas, vous pouvez opter pour une entreprise qui propose la location de PC portable sur une courte période, sans pour autant lésiner sur la qualité du matériel informatique mis à votre disposition.

A lire en complément : Communication en entreprise : comment bien choisir son service de téléphonie ?

Par contre, si vous organisez un grand événement comme un salon professionnel ou une conférence, vous aurez probablement besoin d’un grand nombre d’ordinateurs pour vos invités. Dans ce cas, nous vous recommandons de privilégier une entreprise de location de PC portables qui peut vous fournir autant d’ordinateurs que vous le souhaitez pour répondre à vos besoins.

Pour un événement qui nécessite des ordinateurs haut de gamme comme un événement de gaming, il vous faudra opter pour des ordinateurs dotés de spécifications techniques supérieures comme une carte graphique haute performance (Nvidia GeForce, AMD Radeon, etc.) et une grande quantité de RAM (8 Go ou plus). La prise en compte du type d’événement que vous organisez et du nombre d’invités que vous attendez vous aidera à trouver l’entreprise de location de PC portable idéale, qui peut répondre à vos besoins en termes de quantité et de qualité.

Lire également : Comment mieux gérer le flux documentaire avec formulaires PDF remplissables ?

Calculez le nombre estimé de PC portables à louer

Le nombre de PC portables que vous devez louer pour votre événement dépend logiquement du nombre d’invités attendus et de l’utilisation prévue des ordinateurs. Pour estimer le nombre de PC à louer, commencez par déterminer le nombre total d’invités que vous attendez à votre événement. Identifiez les activités qui nécessitent l’utilisation d’un ordinateur. Par exemple, si vous organisez une formation professionnelle, vous aurez peut-être besoin d’un ordinateur pour chaque participant.

Si votre événement comprend des présentations, des ateliers, etc., vous devrez sûrement fournir des PC supplémentaires pour les formateurs ou les animateurs. Si vous prévoyez d’autres activités qui nécessitent l’utilisation d’un ordinateur, comme l’inscription en ligne ou l’accès à des présentations en ligne, vous devez également prendre en compte ce détail. De même, il est important de savoir combien de temps durera l’événement afin de déterminer plus ou moins précisément la durée de la location des PC portables. N’oubliez pas d’ajouter des ordinateurs supplémentaires pour les imprévus et pour les remplacements, en cas de défaillance de l’un des appareils.

Tenez compte du type de logiciel ou d’application à exécuter sur chaque PC

Si vous louez des PC portables pour votre événement, il serait judicieux de prendre en compte le type de logiciel ou d’application que vous prévoyez d’exécuter sur chaque PC. Les applications et logiciels ont des exigences divergentes en matière de configuration matérielle (capacité de la carte graphique, mémoire, vitesse du processeur, etc.). Si vous avez besoin d’ordinateurs pour exécuter des applications ou des logiciels exigeants en matière de ressources, tels que des logiciels de modélisation 3D ou des jeux vidéo, vous devrez louer des ordinateurs haut de gamme (type gamer ou workstation).

D’autre part, si vous avez besoin d’ordinateurs pour des tâches de traitement de texte ou de navigation sur internet, des ordinateurs standards pourraient être suffisants. Nous vous conseillons donc de bien communiquer avec l’entreprise de location d’ordinateurs pour lui expliquer le type de logiciel ou d’application que vous prévoyez d’utiliser sur chaque PC. Vous avez ainsi la garantie que chaque ordinateur a la configuration matérielle requise pour exécuter efficacement les programmes.

Choisissez des PC avec des spécifications adaptées aux besoins de votre événement

Lors de la location d’ordinateurs pour votre événement, il est important de choisir les spécifications qui prennent en compte des exigences des programmes que vous prévoyez d’utiliser.

La puissance du processeur

Si vous prévoyez d’utiliser des logiciels lourds ou des applications qui nécessitent beaucoup de puissance de traitement, vous devrez choisir des PC portables avec des processeurs puissants, afin de garantir une exécution fluide des programmes.

La capacité de la mémoire

Si vous prévoyez d’utiliser des applications gourmandes en mémoire, telles que des programmes de conception graphique, vous devrez choisir des ordinateurs avec une grande capacité de mémoire. Vous vous garantissez ainsi d’éviter tout ralentissement.

La capacité de stockage

Pour les logiciels nécessitant beaucoup d’espace de stockage, comme des logiciels de montage vidéo, vous devrez choisir des ordinateurs avec une grande capacité de stockage.

La carte graphique

Si vous prévoyez d’utiliser des applications ou des logiciels nécessitant une carte graphique puissante, comme des jeux vidéo ou des programmes de conception graphique, vous devrez choisir des ordinateurs avec une importante mémoire graphique dédiée. Ce faisant, vous vous garantissez une qualité d’image optimale.

La connectivité

Assurez-vous que les ordinateurs loués disposent des connexions nécessaires pour répondre à vos besoins. Par exemple, si les participants doivent déployer plusieurs périphériques USB, il faudra vous assurer que les ordinateurs loués disposent de ports USB en nombre suffisant. Si vous n’êtes pas sûr des spécifications nécessaires, nous vous recommandons de demander l’avis d’un professionnel ou de contacter l’entreprise de location de PC portables pour obtenir des conseils et des recommandations.

Devez-vous envisager la location de tablettes ?

Il peut être judicieux d’envisager la location de tablettes en plus des PC pour votre événement. Les tablettes servent dans certaines situations, notamment si vous avez besoin de matériel léger et portable pour les sondages en temps réel, les jeux interactifs ou les démonstrations de produit. Les tablettes font également office d’outils de présentation pour les conférenciers, les présentateurs et les formateurs. Les présentateurs les utilisent pour montrer des graphiques, des vidéos et d’autres contenus visuels lors de présentations. Les formateurs, quant à eux, peuvent les utiliser pour dispenser des formations interactives, pour des présentations multimédias, etc.

De plus, les tablettes sont utiles pour les enregistrements de données lors d’événements. Par exemple, si vous avez besoin de collecter des données auprès des participants, vous pouvez utiliser des tablettes pour leur permettre de remplir des formulaires en ligne ou de répondre à des enquêtes en temps réel. Cependant, gardez à l’esprit que les tablettes ne conviendront pas dans toutes les situations, en particulier si vous avez besoin de faire des tâches plus complexes nécessitant une utilisation intensive du clavier et de la souris. En conséquence, prenez le temps de déterminer si la location de tablettes convient à vos besoins spécifiques, en plus des ordinateurs.