Comment mieux gérer le flux documentaire avec formulaires PDF remplissables ?

104

Si vous voulez améliorer votre productivité, il vous faudra peut-être repenser la façon de recevoir et de traiter les informations. Il en est ainsi si vous traitez principalement différents types de papier. Dans un monde numérisé, l’idée de se passer de papier semble brillante. Si vous êtes prêt à adopter l’idée d’un bureau sans papiers, une question évidente se pose : qu’est-ce qui motive cette transformation radicale ?

Heureusement, il existe un élément qui facilite les choses si vous décidez de réduire autant que possible la consommation de papier : les formulaires PDF à remplir.

A lire en complément : Formation Excel : apprendre à maîtriser cet outil indispensable

Qu’est-ce qu’un formulaire PDF à remplir ?

Le formulaire PDF à remplir est un fichier avec plusieurs champs dans lesquels vous pouvez saisir les informations requises sans modifier les autres zones. Comme vous n’êtes pas autorisé à modifier le fichier à l’exception des champs interactifs, les formulaires PDF à remplir vous permettent de préserver la mise en page originale. De plus, ces fichiers peuvent être protégés par des filigranes ou des signatures numériques, ce qui en fait un moyen très sûr d’organiser les flux de documents électroniques.

Lorsque vous créez un formulaire PDF à remplir à l’aide d’un logiciel spécial, vous pouvez ajouter différents champs qui peuvent être remplis en ligne ou hors ligne et envoyés par Internet. Par conséquent, vous n’avez pas besoin d’imprimer le fichier. Toutes ces actions peuvent être effectuées en quelques minutes, de sorte que l’ensemble du processus est beaucoup plus rapide et plus pratique que la paperasserie traditionnelle.

A voir aussi : Quelle version d'Internet Explorer pour Windows 7 ?

Avantages de l’utilisation de formulaires PDF à remplir

Économie de temps et d’argent. Lorsque vous collectez et traitez des informations sur papier, vous dépensez beaucoup de temps et d’argent en raison des coûts d’impression et de stockage. L’utilisation de formulaires électroniques à remplir contribue de manière significative aux économies de temps et d’argent en réduisant la consommation de papier.

Moins de fautes de frappe. Les formulaires PDF remplissables vous permettent de corriger rapidement toute erreur en quelques clics. De même, les vérificateurs d’orthographe intégrés vous permettent d’identifier les fautes et de les corriger instantanément.

Partage facile. Les formulaires PDF à remplir sont facilement partagés par courrier électronique ou via les médias sociaux, ce qui peut se faire en quelques clics.

Inconvénients de l’utilisation de formulaires PDF à remplir

Malgré tous les avantages, les formulaires PDF à remplir présentent quelques inconvénients.

Tout d’abord, la création de formulaires PDF à remplir nécessite un logiciel spécial et quelques connaissances informatiques de base. C’est pourquoi les utilisateurs sans expérience peuvent avoir du mal à en créer un à partir de zéro.

Deuxièmement, le format PDF est bon pour le stockage, mais il n’est pas flexible lorsqu’il s’agit de l’édition. Lorsque vous créez un formulaire PDF, il est très difficile de le modifier par la suite.

Comment créer un formulaire PDF à remplir

Pour créer un formulaire, vous n’avez pas besoin d’utiliser un logiciel de qualité professionnelle comme Adobe Acrobat DC. À cette fin, il est possible d’utiliser ONLYOFFICE Docs, une suite bureautique open-source. Cette solution est connue pour sa compatibilité totale avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. La suite comprend un traitement de texte, un éditeur de feuilles de calcul, un outil de présentations et un créateur de formulaires qui vous permet de créer des formulaires à remplir et de les transformer en fichiers PDF.

ONLYOFFICE Docs est disponible dans le cloud dans le cadre d’ONLYOFFICE Workspace, une plateforme de productivité, ou peut être déployé sur un serveur local. ONLYOFFICE Docs peut être intégré à divers systèmes de gestion de documents, plateformes d’apprentissage en ligne et solutions de stockage en nuage, tels que Nextcloud, ownCloud, Moodle, Chamilo, Redmine, Jira, Seafile, Confluence, Plone, Alfresco, eXo, GoFast, Jalios, etc. En outre, il existe une application de bureau gratuite pour Windows, Linux et macOS, ainsi que des applications mobiles gratuites pour Android et iOS.

ONLYOFFICE Docs vous permet de créer et d’éditer des formulaires à remplir via l’interface de l’éditeur de texte, de sorte que l’ensemble du processus d’édition est très intuitif et simple. Vous créez et éditez simplement votre formulaire comme un document texte ordinaire.

  • Champs de texte ;
  • Boîtes combo ;
  • Listes déroulantes ;
  • Cases à cocher ;
  • Boutons radio ;
  • Images ;
  • E-mails ;
  • Numéros de téléphone ;
  • Champs complexes.

Lorsque vous ajoutez un champ à votre document, vous voyez ses propriétés dans la barre latérale droite. Par exemple, si vous avez besoin d’un champ texte, vous pouvez établir une limite de caractères, autoriser la saisie de texte sur plusieurs lignes, rendre la taille du champ fixe ou le marquer comme obligatoire. Les propriétés des champs peuvent varier en fonction du type de fichier.

En option, vous pouvez ajouter un espace réservé, une phrase qui remplace temporairement les données finales du champ. Vous pouvez également ajouter un conseil au champ. Il s’agit d’une bulle qui apparaît lorsque vous déplacez le curseur de la souris sur le champ.

Comme toute suite bureautique moderne, ONLYOFFICE Docs est équipé d’un ensemble complet d’outils d’édition, afin que vous puissiez modifier et mettre en forme votre texte. Une autre fonctionnalité importante est une édition collaborative. Cela signifie que vos collègues et vous peuvent éditer le même fichier ensemble en temps réel. Lorsque vous avez terminé le processus d’édition, cliquez sur l’option Voir le formulaire dans l’onglet Formulaires pour voir à quoi ressemblera votre formulaire à remplir. Si tout est OK et qu’aucune modification n’est nécessaire, retournez à l’onglet Fichier et choisissez PDF pour enregistrer votre fichier numérique. Le formulaire PDF enregistré comportera des champs à remplir à l’aide d’un éditeur de PDF ou même d’un navigateur Web.

Lorsque votre formulaire PDF est prêt, vous pouvez le partager avec d’autres utilisateurs. Ils peuvent l’ouvrir, saisir les données requises, enregistrer la version finale et vous la renvoyer. C’est assez simple, n’est-ce pas ?

Autre option

Avec ONLYOFFICE Docs, vous pouvez non seulement enregistrer votre fichier au format PDF, mais aussi l’enregistrer au format OFORM et le partager avec d’autres utilisateurs. Il s’agit du format propre à ONLYOFFICE, conçu pour les formulaires en ligne. Comme PDF, le format OFORM vous permet de préserver la mise en page originale de vos fichiers et est utilisé pour les formulaires prêts à l’emploi. Les fichiers OFORM ne peuvent pas être modifiés mais vous pouvez toujours saisir les informations requises dans les champs interactifs.

Vous pouvez ouvrir un fichier OFORM dans votre navigateur web et remplir tous les champs. Le formulaire peut être enregistré au format PDF si vous cliquez sur le bouton Enregistrer en PDF dans le coin supérieur droit de l’interface.

Conclusion

Les formulaires PDF à remplir vous permettent d’économiser du temps et de l’argent lors de la création de documents standard à partir de modèles prêts à l’emploi. Et cela ne nécessite aucun logiciel compliqué ni aucune compétence professionnelle. Essayez de créer des formulaires PDF à remplir avec ONLYOFFICE Docs en ligne et appréciez le processus.