Surveiller le matériel mis à la disposition des employés : quelles sont les règles à respecter ?

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L’une des obligations de l’employeur est de fournir à ses collaborateurs les outils indispensables pour faciliter leur insertion professionnelle et leurs tâches quotidiennes. Ordinateur, téléphone portable, clé USB, etc., sont donc des indispensables à mettre à leur disposition. Toutefois, ces différents outils doivent être surveillés pour s’assurer de leur bon usage. Quelles sont donc les conditions nécessaires pour le faire ? On fait le point ici.

Le respect de la vie privée de ses employés

Surveiller l’ordinateur ou les outils informatiques mis à la disposition de l’employé est un droit tacite ou contractuel de l’employeur. Ce dernier doit avoir accès à tous les outils de manière directe ou par des moyens de surveillance à distance. Cela étant, vous devez recourir aux meilleurs outils possible. Vous pourrez par exemple vous servir du logiciel Spyfer pour surveiller les portables ou tablettes du personnel. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.spyfer.info

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Comme le stipule l’article 9 du Code civil, tout homme a le droit au respect de sa vie privée. Que votre employé soit en télétravail ou non, quel que soit le matériel mis à sa disposition, vous devez respecter son intimité personnelle. Ainsi, si l’ordinateur ou le portable fourni à votre salarié contient des informations personnelles, vous devez vous garder d’y accéder. Vous devez donc veiller à la nomination des dossiers ou fichiers avant de vérifier leurs contenus.

La communication avec vos employés

Surveiller vos collaborateurs dans les locaux de votre entreprise peut se faire sans aucune communication avec ceux-ci. Néanmoins, si vous prévoyez de mettre en place un système spécifique et bien élaboré, vous devez en informer les membres de votre personnel, principalement ceux concernés.

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En réalité, aucune information ne peut être collectée sur un employé en particulier sans qu’il soit informé au préalable. En général, cette règle s’applique principalement aux autocommutateurs téléphoniques, aux systèmes de vidéosurveillance, aux dispositifs de contrôle des entrées et des sorties, etc.

Il est donc important de tenir vos collaborateurs informés des différentes initiatives relatives à leurs données personnelles. Vous pourrez le faire par note, courriel, affichage, publication dans le journal interne de votre compagnie, etc.

Pour une meilleure communication, il est recommandé de se rapprocher des représentants de votre personnel. Vous devez les renseigner et prendre leur avis sur l’introduction de nouvelles technologies de contrôle au sein de votre entreprise. Cela vous permettra de mieux évaluer l’impact de votre projet sur votre rendement sur le long terme.

Les règles en matière de portable

En prélude, le téléphone fait partie des outils fournis par l’employeur dans certains corps de métier. Il va sans dire que l’usage d’un téléphone professionnel peut rapidement virer à l’usage personnel. Dans ces cas d’espèce, il est d’usage de se demander si l’employeur a toujours plein pouvoir sur ce téléphone.

Ici, la règle de contrôle est la même que pour la messagerie et le mail professionnel. L’employeur a le droit de contrôler les appels, les messages ou toute autre opération effectuée sur cet appareil, dès lors qu’elle est considérée comme professionnelle.